“수고하셨습니다” 만으로는 부족합니다 

 

합격 안내 메일을 보내고, 웰컴키트를 준비하고, 수습평가 프로세스를 수립하고... 이처럼 채용과 온보딩에는 많은 공을 들이면서도, 퇴사 과정은 상대적으로 소홀히 처리하는 경우가 많습니다. 퇴사일을 정하고, 장비 반납이나 서류 발급 같은 행정적인 절차만 마치면 퇴사 처리가 끝났다고 생각하기 때문입니다.

 

하지만 구성원은 떠나도, 조직의 업무와 프로젝트는 차질 없이 이어져야 합니다. 또한 퇴사자의 퇴사 사유와 피드백은 조직이 미처 간과하고 있던 문제를 알려주는 신호가 되기도 합니다.

 

구성원의 이탈을 조직이 한층 더 성장하는 기회로 바꾸는 과정. 이때 필요한 것이 바로 체계적인 오프보딩(Offboarding)입니다. 이번 아티클에서는 오프보딩의 정확한 의미와 오프보딩이 중요한 이유, 오프보딩 프로세스 설계 방법, 그리고 성공적인 오프보딩 사례까지 차례로 살펴보겠습니다.

📑 목차 (소제목을 클릭하면 해당 내용으로 이동합니다)
1️⃣ 오프보딩이란?
2️⃣ 오프보딩이 중요한 4가지 이유
3️⃣ 체계적인 오프보딩 프로세스 4단계
4️⃣ 성공적인 오프보딩 사례 3가지 

 

 

 

1️⃣ 오프보딩이란?

 

일반적으로 오프보딩이라고 하면 업무 인수인계, 회사 자산(사원증, 법인카드 등) 반납, 퇴직금 정산 및 서류 처리 같은 행정적인 절차를 떠올리기 쉽습니다. 하지만 오프보딩은 이러한 절차들을 빠짐없이 처리하는 것만이 다가 아닙니다. 성공적인 오프보딩을 위해서는 이 모든 과정을 전략적인 관점에서 설계하고 관리해야 합니다.

 

오프보딩은 퇴사자 한 명을 내보내는 일이 아니라 퇴사자가 맡고 있던 업무의 맥락을 조직 내부에 안정적으로 공유하고, 퇴사자의 심리적 경험을 관리하는 일입니다. 그리고 그 과정에서 드러난 조직의 문제를 실질적인 개선으로 연결하는 매우 전략적인 과정입니다.

 

 

 

2️⃣ 오프보딩이 중요한 4가지 이유

 

이유 1. 업무 공백 및 혼란의 최소화

퇴사자가 하던 업무가 문서화되어 있지 않거나 진행 상황이 명확히 공유되지 않은 상태로 퇴사자가 떠나면 남은 구성원들은 업무 현황을 파악하느라 시간을 허비하고, 이는 결국 업무가 지연되는 결과로 이어집니다. 따라서 업무 내용 뿐만 아니라 업무의 맥락, 후속 액션 플랜까지 오프보딩 과정에서 명확하게 공유되어야 남은 구성원들이 혼란 없이 업무를 이어갈 수 있습니다.

 

이유 2. 기업 평판 관리

퇴사 과정이 체계 없이 혼란스럽거나, 조직이 냉담한 태도로 일관한다면 퇴사자는 자신이 그동안 기여한 바를 부정당했다고 느끼며 부정적인 기억을 안고 기업을 떠나게 됩니다. 블라인드나 잡플래닛 같은 기업 정보 플랫폼이 활성화된 요즘, 이는 곧 기업의 채용 브랜딩과 평판에 악영향을 미칩니다.

 

이유 3. 인재 네트워크 유지

퇴사자들은 언제든 다시 마주칠 수 있는 현업 종사자입니다. 실제로 퇴사자가 다른 환경에서 경험을 쌓은 뒤 한층 성장한 모습으로 돌아오는 부메랑 직원이 되는 사례가 늘고 있습니다. 또는 퇴사자가 외부에서 인재를 추천해 주거나, 비즈니스 파트너로 다시 만나는 일도 비일비재합니다. 이러한 관점에서 오프보딩은 관계의 종료가 아니라 '관계의 재정의'입니다. 

 

 

 

이유 4. 조직 개선 데이터 확보

비슷한 이유로 퇴사가 반복된다면 이는 구조적인 문제일 가능성이 높습니다. 예를 들어 특정 직무에서 반복적으로 조기 퇴사가 발생한다면, 채용 단계에서 직무 정보를 충분히 전달하지 못했을 수 있습니다. 혹은 특정 팀에서만 퇴사율이 높다면 그 팀의 리더십, 조직문화 등을 점검해야 할 수도 있습니다. 따라서 오프보딩은 퇴사 과정에서 드러난 데이터를 수집하고, 이를 채용과 온보딩, 평가, 조직문화 개선으로 연결하는 과정이 될 수 있습니다. 

 

 

 

3️⃣ 체계적인 오프보딩 프로세스 4단계

 

1단계. 퇴사 상황 진단하기

퇴사 사유가 자발적인 퇴사인지, 혹은 비자발적인 퇴사인지에 따라 오프보딩에서 중점을 두어야 할 요소는 완전히 달라집니다.

 

자발적 퇴사

• 인재 유출의 원인 파악

• 업무 인수인계 과정의 정확성과 연속성 확보

 

비자발적 퇴사(계약 기간 종료 및 인력 조정)

• 퇴사자의 감정적 충격 완화

• 남은 구성원들의 여론 관리

 

퇴사 상황에 대한 진단이 끝났다면 퇴사자에게 남은 기간 동안의 로드맵을 명확히 제시해야 합니다. 퇴사 확정 일자, 사내 계정 접속 차단 시점, 남은 연차 정산, 퇴직금 지급일 등을 한눈에 파악할 수 있는 가이드를 제공하는 것이 좋은 방법입니다. '무엇을, 언제까지, 누구와 소통하며 처리해야 하는가'를 투명하게 알려주는 것만으로도 퇴사자는 회사가 자신을 배려하고 있다고 느낄 수 있습니다.

 

2단계. 업무 연속성과 보안 리스크 관리하기

업무 연속성을 위해서는 문서화된 인수인계서 작성이 필수적입니다. 퇴사자로 하여금 '특정 폴더 참고'라고 뭉뚱그려 적는 대신, 업무의 궁극적인 목적, 현재 진행 상황, 컨택해야 할 내/외부 이해관계자 리스트, 과거의 의사결정 배경 등을 상세히 기록하도록 안내해야 합니다. 

 

동시에 보안 리스크를 철저하게 관리해야 합니다. 이메일, 사내 메신저, 협업 툴, 클라우드 드라이브 등의 접근 권한을 퇴사 일정에 맞춰 퇴사자로부터 정확히 회수해야 합니다. 그리고 퇴사자가 소유했던 접근 권한을 팀장이나 후임자에게 이전하고, 외부 파트너에게 등록된 권한 등 사각지대가 없는지 크로스체크하는 과정을 반드시 거쳐야 합니다.

 

 

3단계. 퇴사자 면담을 통한 피드백 수집하기

퇴사 면담 시에는 퇴사 이유를 단도직입적으로 묻기보다, 퇴사자의 전반적인 여정을 짚어보는 구체적인 질문이 필요합니다. "입사 시 기대했던 역할과 실제 배정된 업무가 일치했나요?", "온보딩 과정에서 어떤 지원이 더 필요하다고 느끼셨나요?", "평가와 보상의 기준이 합리적이라고 생각하셨나요?" 처럼 구체적인 피드백을 이끌어내는 질문을 해야 합니다.

 

면담자의 태도 역시 중요합니다. 회사의 입장을 대변하거나, 퇴사자의 결정을 평가하려 들면 그 즉시 면담은 형식적인 질문과 답변에 그치게 됩니다. 면담자는 경청하고 공감하는 태도로 퇴사 면담에 임해야 합니다. 퇴사자의 답변을 통해 수집된 데이터는 '리더십 이슈', '보상 체계 불만', '성장 비전 부재' 등으로 카테고리화하여 경영진과 HR 부서가 공유하고, 반드시 후속 개선 조치로 연결해야 합니다.

 

4단계. 퇴사 이후의 커뮤니케이션

오프보딩은 퇴사자가 회사를 떠난 이후의 커뮤니케이션까지 포함하는 개념입니다. 퇴사자가 퇴사 절차를 밟고 나면, 필요한 서류 발급 절차와 문의 채널을 명확히 안내해야 합니다. 경력증명서, 퇴직증명서, 원천징수영수증 등은 퇴사 이후에도 퇴사자가 자주 요청하는 서류입니다. 이때 담당자 및 요청 방법이 명확하지 않으면 퇴사자도 불편하고, 채용 담당자 역시 반복되는 개별 업무에 시달리게 됩니다.  

 

또한 퇴사자와의 관계를 긍정적으로 유지하는 커뮤니케이션 방법도 고려할 수 있습니다. 정기적인 이메일을 통해 회사의 소식을 공유하거나, 명절이나 창립기념일에 메시지로 가벼운 안부를 묻는 네트워크 유지는 퇴사자를 우리 회사의 지지자로 만들고, 훗날 인재 추천이나 새로운 협력 기회로 이어지는 뜻밖의 성과를 가져오기도 합니다.

 

 

 

 

4️⃣ 성공적인 오프보딩 사례 3가지

 

실제로 글로벌 기업들은 대규모 인력 조정이라는 어려운 상황 속에서도 각기 다른 방식으로 오프보딩을 설계해 왔습니다. 아래 사례들은 오프보딩이 단순한 퇴사 처리 절차가 아니라 직원 경험과 회사 평판, 인재 네트워크를 관리하는 중요한 HR 프로세스가 될 수 있음을 보여줍니다.

 

에어비앤비: 퇴사자의 다음 커리어를 적극적으로 지원한 사례

 

 

 

에어비앤비의 창립자이자 CEO인 브라이언 체스키가 퇴사자들에게 보냈던 메시지.

 

 

글로벌 숙박 공유 플랫폼 에어비앤비(Airbnb)는 2020년 팬데믹의 직격탄을 맞으며 전체 인력의 25%에 달하는 대규모 구조조정을 단행해야 했습니다. 이 상황에서 위기에 직면해 있던 에어비앤비가 보여준 오프보딩 리더십은 많은 사람들에게 큰 인상을 남겼습니다. 

 

당시 에어비앤비는 퇴사자들에게 위로금을 제공하는 데 그치지 않고, 퇴사자들의 이력서와 포트폴리오를 웹사이트에 공개해 외부 기업의 채용 담당자들이 에어비앤비 출신의 인재들을 쉽게 스카우트할 수 있도록 플랫폼을 마련해주었습니다. 나아가 내부 리크루터 조직을 퇴사자들의 이력서 첨삭과 재취업을 돕는 헤드헌터로 활동하게 했고, 직원들이 사용하던 회사 노트북을 무상 지급하여 구직 활동에 차질이 없도록 배려했습니다. 

 

구글: 대규모 퇴사 과정의 불안과 혼란을 줄인 사례

 

 

2023년 대규모 구조조정 당시 화제가 되었던 구글의 퇴사자 지원 패키지.

 

 

구글(Google)은 2023년 IT 업계의 불황 속에서 대규모 인력 감축을 피해 갈 수 없었습니다. 그러나 구글은 혼란스러운 상황 속에서도 체계적인 시스템과 커뮤니케이션을 통해 모범적인 오프보딩 절차를 보여주었습니다. 

 

구글은 해고 통보와 동시에 퇴사자가 마주할 현실적인 문제들에 대한 구체적인 가이드라인을 제공했습니다. 최소 16주 치의 퇴직금 지급 기준, 2022년도 분 보너스 처리 방안, 남은 유급 휴가의 정산 방식은 물론, 의료보험 6개월 지원과 재취업 전직 지원 프로그램 등 직원의 생계와 직결된 정보를 선제적으로 공개했습니다.

 

물론 모든 기업이 구글처럼 큰 규모의 보상 패키지를 제공할 수 있는 것은 아닙니다. 중요한 것은 보상의 크기 그 자체보다, 퇴사자가 불안해할 지점을 회사가 미리 인지하고 있다는 점을 명확히 보여주는 것입니다. 구조조정 상황에서 구성원은 '앞으로 어떻게 되는지'를 알 수 없을 때 가장 크게 동요합니다. 구글의 오프보딩 사례는 회사가 가능한 범위 안에서 보상의 지급 기준, 일정, 지원 방식 등을 투명하게 안내하는 것만으로도 불필요한 루머와 내부 동요를 최소화할 수 있음을 보여준 사례입니다.  

 

스트라이프: 퇴사자를 ‘알럼나이’로 존중한 사례

 

 

 

 당시 스트라이프 CEO가 퇴사자들에게 보냈던 이메일.

 

 

글로벌 핀테크 기업 스트라이프(Stripe)는 2022년 약 14%의 인력 감축을 발표하며 최고경영자(CEO)가 작성한 메모를 외부에 투명하게 공개했습니다. 이 글에서 스트라이프가 떠나는 직원들을 지칭한 단어는 매우 인상적이었습니다. 단순한 '해고자'나 '감축 대상자'가 아닌, '가치 있는 알럼나이(Valued Alumni)'라는 표현을 쓴 것입니다. 

 

여기서 알럼나이(alumni)란 원래 학교의 ‘동문’이나 ‘졸업생’을 뜻하는 말입니다. 기업에서는 주로 회사를 떠난 이후에도 이전 조직과 느슨하게 연결되어 있는 전 구성원을 지칭할 때 사용됩니다. 즉, 스트라이프는 퇴사자를 회사와 무관한 사람이 아니라, 한때 함께 일했고 앞으로도 연결될 수 있는 전 구성원으로 바라본 것입니다.

 

스트라이프는 퇴사자들에게 알럼나이 전용 이메일 주소를 제공하여 조직 밖에서도 회사와의 유대감을 이어갈 수 있도록 했습니다. 이는 퇴사자를 그동안 회사의 성장에 기여한 소중한 전 구성원으로 예우하겠다는 메시지였습니다. 

 

 

마치며...

 

기업에서 구성원이 퇴사하는 일은 자연스럽고 필연적인 현상입니다. 그렇기 때문에 HR 담당자는 퇴사를 막아야 할 사건으로만 바라보기보다, 언제든 발생할 수 있는 조직의 변화로 이해해야 합니다. 중요한 것은 퇴사율을 0%로 만드는 것이 아니라, 누군가 조직을 떠난 뒤에도 조직의 업무와 정보, 조직과 구성원의 관계가 흔들림 없이 이어지도록 준비하는 일입니다.

 

오프보딩은 바로 그 준비를 가능하게 만드는 중요한 프로세스입니다. 특정 구성원의 퇴사가 조직의 균열로 이어지지 않도록, 떠나는 사람의 경험과 남은 구성원의 상태를 함께 관리하는 과정이기 때문입니다. 체계적으로 설계된 오프보딩은 한 사람이 빠져나간 자리를 빈틈으로 남기지 않고, 조직의 긍정적인 변화를 향한 길로 바꿉니다.

 

또한 조직이 떠나는 구성원을 대하는 태도는 남은 구성원들에게도 중요한 메시지가 됩니다. 퇴사를 단순행정 절차로만 다룰 것인지, 아니면 조직의 운영 방식을 돌아보고 더 나은 채용과 온보딩으로 연결할 기회로 삼을 것인지는 결국 오프보딩을 어떻게 설계하느냐에 달려 있습니다.