레퍼런스 체크, 자칫하면 리스크가 됩니다

 

경력직 채용 막바지에 진행되는 레퍼런스 체크. 지원자의 업무 능력과 협업 태도 등을 더 객관적인 방식으로 확인할 수 있다는 점에서 유용하지만, 막상 진행하려면 생각보다 조심스러운 지점이 많습니다.

 

누구에게 요청할지, 어떤 질문을 할지, *레퍼리의 답변을 어디까지 채용 판단에 반영할지 등을 하나씩 살펴봐야 하기 때문입니다. 지원자 동의 없이 현 직장에 연락하거나, 직무와 무관한 질문을 하거나, 지원자가 동의한 범위를 넘어 정보를 확인하면 지원자 경험에 커다란 악영향을 미치는 것은 물론, 법적 분쟁으로 이어질 수 있습니다.

 *레퍼런스 체크를 요청받아 후보자의 평판을 전달해주는 사람

 

따라서 레퍼런스 체크는 필요한 정보만을 적절한 방식으로 확인해야 하는, 세심한 접근이 필요한 채용 절차입니다. 이번 아티클에서는 레퍼런스 체크가 필요한 상황부터 후보자를 배려하는 레퍼런스 체크 노하우, 효과적인 질문 설계 방법, 그리고 레퍼런스 체크 전 확인해야 할 법적 유의사항까지 차례로 살펴보겠습니다.

📑 목차 (소제목을 클릭하면 해당 내용으로 이동합니다)
1️⃣ 레퍼런스 체크가 필요한 상황 3가지
2️⃣ 지원자를 배려하는 레퍼런스 체크 노하우
3️⃣ 효과적인 레퍼런스 체크 질문 설계 방법
4️⃣ 레퍼런스 체크 전 확인해야 할 법적 유의사항

 

 

 

1️⃣ 레퍼런스 체크가 필요한 상황 3가지

 

상황 1. "주도했다"는 경험을 검증하고 싶을 때

경력직 면접에서는 지원자로부터 “프로젝트를 주도했다”, “성과를 만들었다”는 표현을 자주 듣게 됩니다. 하지만 실제로 지원자가 어느 정도의 권한과 책임을 가졌는지 면접만으로는 판단하기 어려울 수 있습니다. 이 경우 지원자가 프로젝트 방향을 직접 설계한 것이 맞는지, 팀 성과를 개인 성과처럼 표현한 것은 아닌지 확인하는 과정이 필요합니다.

 

상황 2. 지원자의 성과가 재현 가능한지 예측하고 싶을 때

경력기술서에 적힌 성과가 인상적이더라도, 그 성과가 어떤 환경에서 만들어졌는지는 분리해서 살펴봐야 합니다. 예산 및 인력의 규모나 브랜드 인지도의 차이가 크면 우리 조직에서는 같은 성과를 기대하기 어려울 수도 있기 때문입니다. 레퍼런스 체크를 통해 지원자가 성과를 만든 구체적인 조건 및 환경을 파악하면, 채용 후 우리 조직에서도 비슷한 방식으로 성과를 낼 수 있을지를 더 현실적으로 예측할 수 있습니다.

 

상황 3. 협업 역량이 중요한 직무일 때

PM, 영업, 마케팅 등 협업이 필수적인 직무에서는 개인의 전문성만큼이나 협업 역량도 중요합니다. 면접에서는 지원자가 자신의 협업 경험을 스스로 설명하지만, 소통 방식, 갈등 상황에서의 대응, 피드백을 받아들이는 태도는 함께 일했던 사람의 시선에서 더 구체적으로 확인할 수 있습니다.

 

 

 

2️⃣ 지원자를 배려하는 레퍼런스 체크 노하우

 

레퍼런스 체크는 지원자에게 민감한 과정일 수 있습니다. 특히 현재 재직 중인 지원자는 '현 직장에 연락이 가는 건 아닐까?', '부정적인 이야기가 나오면 바로 탈락하는 건 아닐까?'와 같은 부담을 느낄 수 있습니다. 따라서 레퍼런스 체크를 진행할 때에는 대상자에게 절차와 범위, 진행 방식을 명확하게 안내해야 합니다. 

 

1. 레퍼런스 체크의 목적을 먼저 설명하기

지원자에게 “레퍼런스 체크를 진행하겠습니다”라고만 안내하면 절차가 다소 막연하고 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 그렇기 때문에 왜 레퍼런스 체크가 필요한지, 어떤 정보를 확인하려 하는지 지원자에게 먼저 설명하는 것이 좋습니다. 이때 핵심은 레퍼런스 체크를 일방적인 평판 확인 과정이 아니라 정해진 범위 안에서 진행되는 채용 검토 절차로 안내하는 것입니다.

 

 

 

채용 절차에 레퍼런스 체크의 목적을 명확하게 제시한 사례.

출처: 스푼랩스 채용 홈페이지

 

2. 요청 제외 대상과 대체 레퍼리를 함께 확인하기

레퍼런스 체크 전에는 요청 가능한 대상만 확인할 것이 아니라, 요청하지 말아야 할 대상도 함께 확인해야 합니다. 현재 재직 중인 회사의 상사나 동료, 관계가 정리되지 않은 이전 직장 관계자처럼 지원자가 연락을 원하지 않는 사람이 있을 수 있기 때문입니다.

 

이때 요청 제외 대상을 확인하는 데서 끝내지 말고, 대체 레퍼리도 함께 요청하는 것이 좋습니다. 예를 들어 현재 회사 상사에게 연락하기 어렵다면, 이전 직장 상사나 동료, 유관부서 협업자 등을 대안으로 검토할 수 있습니다.

 

3.  확인할 질문 범위를 미리 안내하기

지원자는 레퍼런스 체크 과정에서 오갈 이야기를 알 수 없기 때문에 부담감과 초조함을 느낄 수 있습니다. 따라서 사전에 질문 범위를 명확하게 안내하면 지원자의 불안을 줄일 수 있습니다. 

 

 

 

 

3️⃣ 효과적인 레퍼런스 체크 질문 설계 방법

 

레퍼런스 체크의 정확도는 질문에 따라 달라집니다. 질문이 모호하면 답변도 인상 평가에 가까워지기 쉽습니다. 반대로 확인하고자 하는 정보를 미리 정의하고, 직무와 관련된 행동을 중심으로 질문하면 지원자의 실제 업무 방식을 더 구체적으로 파악할 수 있습니다.

 

1. 질문 카테고리화하기

레퍼런스 체크 질문은 포괄적으로 구성하기보다, 목적에 따라 질문의 카테고리를 분류해서 진행하는 것이 더 효과적입니다. 카테고리별 질문을 미리 정해두면 막연한 평판 확인에 그치지 않고, 채용 결정에 필요한 정보를 더 체계적으로 살펴볼 수 있기 때문입니다. 

 

 

중요한 것은 지원자에게서 중점적으로 확인해야 할 사항에 맞게 질문의 비중을 조정하는 것입니다. 예를 들어 경력기술서에 기재된 성과의 배경이 궁금하다면, 업무 역량 확인 질문을 중심으로 레퍼런스 체크를 진행할 수 있습니다. 협업 역량이 가장 중요한 직무에 지원한 지원자라면 협업 방식 확인 질문의 비중을 높일 수 있습니다.

 

2. 느낌이 아닌 행동에 대해 질문하기

레퍼런스 체크의 목적은 지원자의 인상이나 성향을 묻는 것이 아니라, 지원자가 실제 업무 상황에서 어떤 방식으로 일했는지를 확인하는 것입니다. 인상이나 성향에 대한 답변은 레퍼리의 주관에 따라 달라질 수 있기 때문에, 업무 상황에서 드러난 구체적인 행동이 지원자 평가에서 더 명확한 근거가 됩니다.

 

3. 답변의 근거를 확인할 수 있는 후속 질문하기

레퍼런스 체크에서는 레퍼리의 답변을 그대로 받아들이기보다, 답변의 근거를 함께 확인하는 것이 중요합니다. “책임감이 강했다”, “협업이 어려웠다”처럼 짧은 평가는 그 자체만으로는 판단 근거가 부족하기 때문입니다.

 

예를 들어 레퍼리가 “책임감이 강했다”고 답했다면, “그렇게 판단한 계기가 있었나요?”라고 이어서 물어볼 수 있습니다. 반대로 “협업이 어려웠다”고 말했다면, “어떤 상황에서 그런 모습이 드러났나요?”라는 질문을 이어갈 수 있습니다.

 

후속 질문을 통해 답변의 구체적인 근거를 파악하면, 지원자를 더 정확하게 평가할 수 있습니다. 레퍼리의 평가가 일회성 경험에서 나온 것인지, 실제 업무 과정에서 반복적으로 나타난 모습인지 더 신중하게 살펴볼 수 있기 때문입니다. 

 

 

 

4️⃣ 레퍼런스 체크 전 확인해야 할 법적 유의사항

 

1. 레퍼런스 체크 동의서를 작성했는가?

레퍼런스 체크를 진행하기 전에는 지원자에게 별도의 동의서를 받는 것이 안전합니다. 레퍼런스 체크는 전 직장 상사, 동료 등 제3자를 통해 지원자의 재직 이력, 업무 성과, 협업 방식과 같은 개인정보를 확인하는 절차이기 때문입니다.

 

개인정보보호법 제15조에서는 개인정보를 수집·이용할 때 정보주체의 동의를 받을 수 있으며, 동의를 받을 때는 수집·이용 목적, 수집 항목, 보유 및 이용 기간, 동의 거부권과 거부에 따른 불이익을 알려야 한다고 규정하고 있습니다. 또한 개인정보 수집은 목적에 필요한 최소한의 범위에서 이루어져야 합니다.

 

레퍼런스 체크에서는 개인정보 제3자 제공 이슈도 함께 고려해야 합니다. 채용 담당자가 레퍼리에게 연락하면서 지원자의 이름, 지원 사실, 확인하려는 경력 정보 등을 전달할 수 있기 때문입니다. 개인정보보호법 제17조는 개인정보를 제3자에게 제공할 때 제공받는 자, 제공 목적, 제공 항목, 보유 및 이용 기간 등을 알리고 동의를 받아야 한다고 규정합니다. 

따라서 레퍼런스 체크 동의서는 단순히 '레퍼런스 체크에 동의합니다'라는 문구로 끝나서는 안 됩니다. 누구에게, 어떤 정보를, 어떤 목적으로 확인하고, 그 결과를 어떻게 활용할 것인지가 동의서에 구체적으로 명시되어야 합니다.

 

2. 직무와 무관한 질문을 제외했는가?

레퍼런스 체크 질문은 지원자의 직무 수행과 관련된 범위 안에서 설계해야 합니다. 채용절차법 제4조 3항은 구인자가 구직자에게 직무 수행에 필요하지 않은 정보를 기초심사자료에 기재하도록 요구하거나 입증자료로 수집하는 것을 금지합니다. 

 

또 개인정보보호법 제23조는 정보주체의 사생활을 침해할 우려가 있는 개인정보를 민감정보로 보고, 정보의 처리를 제한하고 있습니다. 따라서 레퍼리에게도 직무와 관련 없는 질문은 피해야 합니다.

3. 레퍼리에게 제공하는 지원자 정보를 최소화했는가?

레퍼런스 체크에서는 지원자가 어느 회사의 어떤 포지션에 지원했는지, 어떤 경력을 확인하려 하는지, 어떤 레퍼런스 체크를 진행하는지 등 채용 담당자가 지원자에 대한 정보를 레퍼리에게 먼저 전달하게 됩니다. 

 

이때 레퍼리에게 필요 이상으로 많은 정보를 제공하면 개인정보 제공 범위가 넓어질 수 있습니다. 개인정보보호법 제16조는 개인정보 수집 시 목적에 필요한 최소한의 개인정보를 수집해야 한다고 정하고, 제17조는 개인정보를 제3자에게 제공할 때 정보주체 동의 등 적법한 근거가 필요하다고 규정합니다.

 

따라서 레퍼리에게는 레퍼런스 체크에 필요한 최소한의 정보만 전달하는 것이 좋습니다. 예를 들어 “지원자가 귀하와 함께 근무한 당시의 역할과 협업 방식에 대해 확인하고자 연락드렸습니다” 정도로 목적을 설명하고, 지원자의 지원 회사명·지원 포지션·처우 정보 등 불필요한 정보는 공유하지 않아야 합니다.

 

마치며...

 

레퍼런스 체크는 면접과 서류만으로는 확인하기 어려운 지원자의 업무 방식, 협업 태도, 성과의 맥락을 더 입체적으로 살펴보기 위해 진행되는 과정입니다. 다만 좋은 의도로 시작한 레퍼런스 체크도, 방식이 불투명하면 지원자에게는 불안하고 부담스러운 경험이 될 수 있습니다. 누구에게 연락하는지, 무엇을 묻는지, 결과가 어떻게 활용되는지 알 수 없다면, 지원자는 레퍼런스 체크 과정 전체를 신뢰하기 어렵기 때문입니다.

 

결국 레퍼런스 체크의 핵심은 지원자의 동의를 바탕으로 한정된 정보를 정해진 범위 안에서 확인하는 것입니다. 절차는 투명하게, 질문은 구체적으로, 활용은 신중하게. 이 세 가지 기준을 지킨다면 레퍼런스 체크는 더 나은 채용 결정을 돕는 검증 과정이 될 수 있습니다.